Twitter se ha convertido en una poderosa herramienta para amplificar la repercusión de un evento presencial, más allá del recinto en el que se está celebrando. La utilización de Twitter en eventos de forma proactiva contribuye a:
- Generar expectación antes de su celebraciónn.
- Captar inscripciones de asistentes.
- Promocionar la imagen del evento.
- Viralizar los mensajes principales asociados al evento.
- Facilitar el networking online y presencial entre los participantes.
- Medir la repercusión online del evento.
Para sacarle el máximo partido, conviene diseñar una
estrategia de comunicación que contemple las tres fases de organización del
evento: antes, durante y después de su celebración.
Aquí tienes un checklist de preguntas con respuesta para
optimizar el uso de Twitter en eventos, sea cual sea su duración.
Antes de la celebración
1. ¿Hay que crear una cuenta en Twitter específica para el
evento?
No siempre. Si está previsto que se organice con una
periodicidad estable (o si el organizador no tiene presencia relevante en
Twitter), conviene configurar una cuenta en Twitter: ayudará a posicionarlo en
el entorno online y crear una comunidad afín; como contrapartida, exigirá un
esfuerzo inicial de captación de seguidores, y también requerirá mantener una
cierta actividad de comunicación continuada, más allá del evento en sí. Si se
trata de un evento puntual o sin periodicidad concreta, cuyo organizador tiene
ya cuenta en Twitter, es más eficaz canalizar la comunicación a través del
perfil en Twitter del organizador y sus colaboradores, articulándola a través
de un hashtag: se aprovecha así la sinergia de comunidades ya activas y es más
eficiente en el corto plazo.
2. ¿Qué hashtag elegir?
Todo evento que se quiera comunicar a través de Twitter debe
contar con un hashtag único, fácil de recordar y corto que aglutine las
conversaciones. Mejor un hashtag basado en el nombre del evento que en un lema
o eslogan: afianzará la marca y evitará posibles conflictos si el lema no es bien
recibido. Las siglas seguidas del año es lo más habitual.
3. ¿Cómo promocionar el hashtag?
Dándole la máxima visibilidad en todos los soportes de
comunicación: la bio de la cuenta en Twitter (si la hay), la web del evento,
las invitaciones, los emailings, las notas de prensa, la decoración y la
cartelería presencial, el canal de retransmisión en streaming (si lo hay),
etcétera. Si hay presupuesto para ello, se puede plantear una acción
publicitaria en Twitter a través de tuits o tendencias promocionadas (aquí
tienes una guía sobre formatos publicitarios en Twitter). Es importante
también coordinar la difusión del hashtag entre colaboradores del evento y
posibles influencers.
4. ¿Cuándo empezar a monitorizar el impacto en Twitter?
Desde el mismo momento en el que empiecen las acciones de
comunicación: no esperes al día de la celebración. Existen varias herramientas gratuitas para monitorizar un hashtag,
aunque todas ellas presentan limitaciones en cuanto a alcance o plazo temporal.
Por un coste muy asequible se pueden contratar también herramientas como
Pirendo (la monitorización de un hashtag, palabra clave o cadena de palabras
tiene un precio de 10 euros mensuales).
5. ¿Qué hay que monitorizar desde el principio?
Es importante conocer las impresiones generadas, número de
usuarios que participan, mensajes emitidos, retuits, favoritos, respuestas,
enlaces, horas de más actividad y, por supuesto, el contenido de los tuits. Un
análisis de palabras más citadas permitirá averiguar el sentimiento de los
mensajes, y detectar también posibles hashtags alternativos que hayan podido
surgir en torno al evento. También es interesante averiguar la ubicación
geográfica de los tuits: para ello se puede recurrir a herramientas gratuitas de geolocalización en Twitter, aunque también Pirendo incluye estos datos en
sus informes.
6. ¿Qué tipo de contenido tuitear para promocionar el evento?
Según la magnitud del evento, conviene comenzar a emitir
mensajes en Twitter desde uno o dos meses antes de su celebración, e ir
aumentando la intensidad a medida que se acerca la fecha. Se puede y debe
tuitear información sobre mecanismo y tarifas de inscripción, ponentes
confirmados, contenido de las ponencias o sesiones del programa, noticias y
notas de prensa publicadas, imágenes y material gráfico disponible (fotos de
los ponentes, cartelería relacionada con el evento…). Utilizando siempre, eso
sí, el hashtag oficial para darle máxima visibilidad.
7. ¿Conviene elaborar listas de Twitter específicas?
Es muy útil crear una lista de ponentes con sus cuentas en
Twitter. También pueden elaborarse listas de organizadores, colaboradores y
patrocinadores, por ejemplo?
8. ¿Y algo más?
Realizar antes del evento una acción de PR que incluya
influencers en Twitter es más que recomendable. También, definir un protocolo
de actuación que establezca cómo reaccionar ante comentarios positivos o
negativos, críticas, preguntas y captación de nuevos seguidores relacionados
con el evento.
Durante el evento
1. ¿Qué tipo de tuits emitir durante el evento?
Lo más efectivo es ir retransmitiendo en directo mensajes,
declaraciones, etcétera, de los ponentes. Si se trata de un evento con varias
sesiones simultáneas en diferentes salas,
conviene identificar cada una de ellas con hashtags adicionales
específicos para cada sala (y promocionar presencialmente dicho hashtag en la
señalización de la sala).
2. ¿Cómo sacarle partido al contenido audiovisual?
El contenido audiovisual es muy efectivo en Twitter, y un
evento no es una excepción: emite fotos de las intervenciones y prueba a grabar
breves vídeos con Vine o Instagram con demostraciones, declaraciones de los
ponentes o el ambiente del evento.
3. ¿Cómo darle visibilidad presencial a Twitter?
Con la proyección en pantallas de los tuits que se vayan
emitiendo: puedes utilizar para ello herramientas como TwitterFall, que publica los tuits en cascada, o Visible Tweets , que los enlaza
a través de animaciones gráficas. Un consejo: si proyectas los tuits en la
pantalla mientras el ponente está realizando su intervención, desviarás
totalmente la atención y correrás el riesgo de autoboicotearte el evento: es
mejor hacerlo en las pausas o en el turno de preguntas. Otra forma de darle
visiblidad presencial a Twitter es dar la posibilidad de los asistentes
(tanto presenciales como online) planteen preguntas y participen en los debates
a través de Twitter.
4. ¿Qué hay que monitorizar durante el evento?
Además de todo lo monitorizado antes del evento, conviene
estar pendiente de posibles quejas relacionadas con la organización,
desajustes, etcétera, que se vayan produciendo, para detectarlas y
solucionarlas a tiempo. No olvides que Twitter suele ser el canal más directo
para dar rienda suelta al descontento, también en un evento.
5. ¿Y algo más?
Parece obvio, pero a veces se olvida. Cuando el evento haya
llegado a su fin… ¡Comunícalo por Twitter!
Después de evento
1. ¿Qué tipo de contenido emitir?
Si el evento ha contado con colaboradores y/o
patrocinadores, no está de más darles las gracias vía Twitter. Es interesante
también emitir tuits con las noticias online publicadas en torno al evento, así
como la nota de prensa final de valoración. Si se va a publicar una galería de
imágenes o vídeos con las ponencias, hay que comunicarlo también.
2. ¿Y qué hay de la monitorización?
Llega el momento de la verdad: la elaboración del informe
final sobre el impacto en Twitter que incluya los usuarios únicos alcanzados,
las apariciones totales del hashtag, los días con más actividad, la tipología
de tuits, los usuarios únicos que han participado y los más participativos, las
localizaciones, los idiomas más utilizados y los hashtags más relevantes (con
Pirendo, es fácil). También puedes crear una historia-relato con los tuits más relevantes emitidos en torno al hashtag, con Storify.
¿Y tú, qué más tendrías en cuenta para optimizar la
utilización de Twitter en eventos?
Foto: Freedigitalphoto
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Me encanta este artículo, muchas gracias. Me parece de lo más útil.
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